Cada vez que emites un CFDI tienes que avisarle al SAT una cosa muy sencilla: ¿ya te pagaron o te van a pagar después?
La respuesta se resume en una de dos claves: PUE si el dinero ya está — o lo vas a tener antes de que termine el mes —, y PPD si la cobranza va a llegar después. Es casi la misma diferencia entre pagar en el súper de contado o llevarte la cuenta al bolsillo para el viernes.
Suena obvio, pero buena parte de las observaciones del SAT en facturación nacen justo ahí: facturas marcadas como pagadas cuando en realidad se iban a cobrar después. Estas son las dos opciones y cuándo va cada una.
Cuando el dinero ya está en tu cuenta, o tienes la certeza de que entra antes de que termine el mes. La factura refleja una operación cerrada.
Cuando vendes a crédito, te van a pagar la próxima quincena o te van a liquidar en abonos. La factura queda abierta, esperando.
Cómo se llena cada una
En una factura PUE pones la forma real en que recibiste el dinero: efectivo, transferencia, tarjeta, lo que haya sido. Se entrega, se timbra y ahí termina el ciclo. Para el SAT ya cobraste.
En una factura PPD la historia es distinta. Como el dinero aún no llega, en el espacio de la forma de pago no pones algo real: pones 99 “Por definir”. La factura queda viva, esperando cada abono. Y cada vez que efectivamente te depositen — aunque sea una parte — te toca emitir otro comprobante más: el Recibo Electrónico de Pago, que los contadores llaman REP.
El REP es la parte que nadie quiere emitir y que siempre se olvida hasta que llega la declaración. Pero es obligatorio: sin el REP, tu cliente no puede deducir el gasto ni acreditar el IVA de esa factura. Así que, tarde o temprano, lo van a pedir.
Un detalle de plazos que cuesta dinero
Los REP no se emiten el mismo día del pago, pero tampoco se pueden dejar flotando. La regla es simple: tienes hasta el día 5 del mes siguiente al que recibiste el dinero. Si cobraste el 20 de julio, tu REP puede salir cualquier día hasta el 5 de agosto. Si cobraste el 1º de agosto, tienes hasta el 5 de septiembre. Después de esa fecha se considera extemporáneo.
El detalle exacto, con el texto de la Regla 2.7.1.32 de la RMF, está a un click para quien lo quiera leer completo.
En resumen
Antes de timbrar una factura, hazte tres preguntas rápidas: ¿el dinero ya entró o entra este mes? Si sí, es PUE con la forma de pago real. ¿Va a entrar después? Entonces es PPD con clave 99. ¿Me van a pagar en abonos o hasta nuevo aviso? También es PPD, y cada depósito tendrá su propio REP.
Con esas tres preguntas cubres el 95% de los casos que se te van a presentar. El resto — cancelaciones, sustituciones, casos mixtos — los platicas con tu contador antes de timbrar, no después.
Emití una factura PUE y el cliente pagó hasta el día 2 del mes siguiente. ¿Qué hago?
Cancela el CFDI original y emite uno nuevo con clave PPD y forma de pago 99, relacionándolo con el anterior como “Sustitución”. Después, por el pago que sí recibiste, emite el REP correspondiente a más tardar el día 5 del mes siguiente al cobro.
¿Puedo poner “99 Por definir” en una factura PUE?
No. La clave 99 está reservada para PPD. Algunos sistemas de facturación la dejan pasar, pero contraviene la Guía de Llenado del Anexo 20 y en una revisión del SAT te la van a observar.
Si emití una factura PPD y nunca me pagaron, ¿qué pasa?
El CFDI sigue siendo válido. Si la operación se cancela del todo, puedes cancelar la factura. Si la cuenta se vuelve incobrable, aplican las reglas de cuentas incobrables de la Ley del ISR; platícalo con tu contador porque hay que documentar la gestión de cobranza.
¿Cuántos REP tengo que emitir si me pagan en tres abonos?
Tres. Uno por cada abono. Cada REP se relaciona con la factura original, registra el monto parcial, la fecha del pago y el saldo que queda pendiente. No se pueden acumular pagos de fechas distintas en un solo REP.
Mi cliente es contador y me está pidiendo los detalles técnicos. ¿Dónde los encuentro?
En los tres popups azules de este artículo: CFF Art. 29-A tiene el fundamento legal textual, Regla 2.7.1.32 el detalle de plazos, y Anexo 20 los ejemplos de cómo queda el XML y el catálogo de claves.